ann Sie Daten nicht löschen müssen

Wann Sie Daten nicht löschen müssen

Außer den steuerlichen Aufbewahrungspflichten gibt es auch noch andere Gründe, aus denen die weitere Speicherung zulässig ist. So braucht Ihr Verein trotz grundsätzlicher Löschungsverpflichtung und auch auf ausdrückliche Aufforderung eines ehemaligen Mitglieds Daten nach Art. 17. Abs. 3 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht zu löschen,

• wenn die Datenverarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist (z. B. wenn Sie auf der Webseite des Vereins darüber informieren, dass der ehemalige Schatzmeister wegen Unterschlagung von Vereinsgeldern verurteilt wurde, weshalb Sie übrigens auch seine Daten nicht löschen dürfen, solange das Verfahren läuft),
• wenn Sie die Daten benötigen, um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen, der Ihr Verein unterliegt,
• wenn die Daten nötig sind, um Rechtsansprüche des Vereins geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen (z. B. wenn noch Beitragsforderungen offen sind oder das Mitglied die Rückzahlung von Beiträgen verlangt).

So lehnen Sie das Löschungsverlangen ab

Wenn Ihr Verein Daten nicht löscht bzw. nicht löschen darf, müssen Sie den Antragsteller innerhalb eines Monats darüber informieren. Dabei müssen Sie auch auf seine Rechte hinweisen. Wie diese Information aussehen könnte, zeigt Ihnen das folgende Musterschreiben.

Musterbrief:

Sehr geehrter Herr Schmitz,

Sie waren bis zum 31. Dezember 2022 Mitglied unseres Vereins. Selbstverständlich haben wir personenbezogene Daten über Sie bereits weitgehend auch ohne Ihren Antrag gemäß Artikel 17 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelöscht. Es gibt jedoch personenbezogene Daten, die von der Löschpflicht ausgenommen sind. Insoweit ist unser Verein sogar durch Gesetze verpflichtet, sie weiterhin zu speichern.

Dazu gehört auch die Aufbewahrungspflicht von steuerlich relevanten Belegen nach § 147 Abgabenordnung (AO). Aufgrund der Entscheidung des Gesetzgebers steht Ihr persönliches Interesse an der Löschung der insoweit durch uns gespeicherten Daten für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist hinter dem öffentlichen Interesse an einer von uns zu gewährleistenden ordnungsgemäßen Buchführung zurück.

Leider dürfen wir daher Ihren Wunsch nach Löschung personenbezogener Daten, die in den in § 147 AO genannten Dokumenten enthalten sind, zurzeit leider nicht erfüllen. Wir werden buchhaltungsrelevante Daten im Sinne des § 147 AO jeweils bis zum Ende der steuerlichen Aufbewahrungsfristen, das heißt jeweils bis zum Ende des zehnten Jahres nach dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind, speichern. Rechtsgrundlage dafür ist § 17 Abs. 3b DSGVO.

Wir bitten hierfür um Verständnis. Wir speichern diese Daten nur noch zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden wir diese Daten unverzüglich löschen, ohne dass Sie uns dazu erneut auffordern müssen.

Die Datenschutzgrundverordnung gibt Ihnen in bestimmten Fällen das Recht,

• eine Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen,
• die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten durch uns zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
• einen Widerspruch gegen die Verarbeitung durch uns einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Weitere Informationen zu diesen Rechten finden Sie jeweils in den angegebenen Artikeln der DSGVO.

Sollten Sie der Auffassung sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns rechtswidrig ist oder wir ggf. aus anderen Gründen gegen Datenschutzvorschriften verstoßen, können Sie sich bei der für unseren Verein zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren: … (Geben Sie hier die Kontaktdaten des zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten ein.)