Häusliches Arbeitszimmer absetzen
Das müssen Unternehmer wissen
Wenn Sie als Unternehmer Büro- oder Praxisräume angemietet haben und in Ihrer Gewinnermittlung gleichzeitig Betriebsausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen, zückt der oder die Sachbearbeiterin im Finanzamt meist den Rotstift. Doch unter bestimmten Voraussetzungen ist der Betriebsausgabenabzug für ein häusliches Arbeitszimmer trotzdem möglich. Erfahren Sie hier, unter welchen Bedingungen die für Ihr Arbeitszimmer entstandenen Aufwendungen vom Finanzamt anerkannt werden und welche Neuregelungen seit dem 1. Januar 2023 gelten.
Welche Voraussetzungen muss ein Raum erfüllen, um steuerlich als häusliches Arbeitszimmer zu gelten?
Nach dem Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG) dürfen die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten, welche für dessen Ausstattung anfallen, grundsätzlich nicht als Betriebsausgaben oderWerbungskosten geltend gemacht werden.
Ausnahme: Das häusliche Arbeitszimmer kann als Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit gesehen werden. Dann können alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit diesem Raum entstehen, steuerlich berücksichtigt werden.
Doch unter welchen Voraussetzungen ist es möglich, ein Arbeitszimmer abzusetzen? Hier kommen die Antworten:
- Das Arbeitszimmer verfügt über eine häusliche Anbindung: Rechtlich ausgedrückt muss der Raum in die „häusliche Sphäre eingebunden“ sein. Bedeutet konkret: Das Arbeitszimmer muss Teil der privaten Wohnung oder des Wohnhauses sein. Auch Kellerräume oder ein separates Zimmer im Dachgeschoss erfüllen diese Anforderung, wenn durch die unmittelbare Nähe eine Verbindung zur privaten Wohneinheit festgestellt werden kann. Nicht berücksichtigt werden Räume, die keine Büro-Funktion erfüllen (z. B. reine Wohnräume, Lagerstätten oder Ausstellungsräume). Wichtig ist in jedem Fall, dass es sich beim häuslichen Arbeitszimmer um einen separaten, abgeschlossenen Raum handelt. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer oder ein Durchganszimmer werden vom Finanzamt nicht anerkannt.
- Auf die Ausstattung kommt es an: Um ein Arbeitszimmer steuerlich absetzen zu können, spielt es eine wichtige Rolle, welche Einrichtung sich im entsprechenden Zimmer befindet. Schließlich soll es in erster Linie betrieblichen Zwecken dienen. Private Gegenstände aller Art (Sportgeräte, Kinderspielsachen, Unterhaltungselektronik etc.) sowie nutzungsfremde Möbel (Bett, Kleiderschrank, Esstisch usw.) sollten am besten draußen bleiben.
- Vorgaben bei der Privatnutzung: Um die berufliche oder betriebliche Nutzung klar von der privaten zu trennen, darf sich die private Mitbenutzung des Arbeitszimmers auf maximal 10 Prozent belaufen. Wird dieser Wert überschritten, ist der Abzug der Aufwendungen nicht möglich. Daher ist es ratsam, ein Protokoll über die konkrete Nutzung des Raumes zu führen.
Sind all diese Voraussetzungen erfüllt, steht der steuerpflichtig zugelassenen Absetzung des häuslichen Arbeitszimmers durch das Finanzamt in der Regel nichts im Weg. In vielen Fällen muss noch ein entsprechender Fragebogen ausgefüllt werden. Auch Fotos vom Raum können verlangt werden.
Welche Kosten für das Arbeitszimmer können Sie steuerlich geltend machen?
Ähnlich wie Freelancer oder Freiberufler können auch Unternehmer die Kosten für ein Arbeitszimmer als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Voraussetzung ist jedoch, dass Ihnen beispielsweise als Arbeitgeber in Ihrem Betrieb zur Erledigung Ihrer Aufgaben kein fester Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Das ist z. B. der Fall, wenn im Unternehmen kein Raum existiert, in dem Sie ungestört Bürotätigkeiten erledigen können. Oder sie üben eine Nebentätigkeit aus und sind in diesem Rahmen auf ein Arbeitszimmer angewiesen.
Die Aufwendungen, die Sie für ein Arbeitszimmer (sofern obige Voraussetzungen erfüllt sind) geltend machen können, sind zunächst in anteilige sowie vollabzugsfähige Kosten einzuteilen.
DEFINITION
Was sind anteilige Kosten?
In diese Kategorie fallen alle Aufwendungen, die im Zuge der Unterhaltung des Arbeitszimmers anfallen, wie z. B.:
- Strom
- Wasser
- Heizung
- Miete für die Wohnung
- Gebühren für Schornsteinfeger:in
- Kosten für die Müllabfuhr
- uvm.
Diese Kosten dürfen nur anteilig abgesetzt werden, da sie für die gesamte Wohnung anfallen, von der das Arbeitszimmer ja nur ein Teil ist. Um die Aufwendungen in diesem Fall zu berechnen, müssen Sie zunächst das Verhältnis vom Arbeitszimmeranteil zur Gesamtwohnfläche ermitteln. Das geht mit dieser Formel:
Anteil des Arbeitszimmers = Arbeitszimmerfläche / Gesamtfläche der Wohnung (inkl. Arbeitszimmer) x 100
Welche Kosten sind in voller Höhe absetzbar?
Gegenüber dem Finanzamt vollständig geltend machen können Sie dagegen folgende Kosten für das Arbeitszimmer:
- Einrichtungsgegenstände
- Renovierungskosten
- nachträgliche Einrichtung eines Arbeitszimmers
Was gilt als steuerlich absetzbare Ausstattung des Arbeitszimmers?
Bestimmte Gegenstände zur Einrichtung sind in vollem Umfang abzugsberechtigt. Möbel in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer können Sie daher ebenfalls steuerlich absetzen. Das bedeutet im Klartext: Selbst wenn die Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug eines häuslichen Arbeitszimmers nicht vorliegen, dürfen die Ausgaben für Arbeitsmittel, die in diesem Arbeitszimmer genutzt werden, gewinnmindernd berücksichtigtwerden. Dazu zählen vornehmlich:
- Computer
- Regale
- Schreibtisch und -stuhl
- Bücher
In welcher Höhe erkennt das Finanzamt die Kosten für ein Arbeitszimmer an?
Für die Steuerjahre bis Ende 2022 gilt folgende Regelung: Üben Sie Ihre Arbeit in einem häuslichen Arbeitszimmer aus, weil Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, haben Sie die Möglichkeit, dadurch entstandene Kosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.250 Euro jährlichabzusetzen. Dieser Betrag ist nicht mit einer Pauschale zu verwechseln. Liegen Ihre Aufwendungen unter der Maximalgrenze, kann auch nur dieser Betrag abgezogen werden. Ist das häusliche Arbeitszimmer dagegen der Mittelpunkt Ihrer Berufs- oder Erwerbstätigkeit, können Sie Ihre Aufwendungen in vollem Umfang steuerlich berücksichtigen.
Für die Steuerjahre 2020 bis 2022 gilt dabei eine Sonderregelung aufgrund von Corona: Ist zwar ein anderer Arbeitsplatz vorhanden, dieser wurde wegen Kontaktbeschränkungen jedoch nicht genutzt, winkt trotzdem ein Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer in Höhe von bis zu 1.250 Euro.
Seit dem 1. Januar 2023 gibt es nun folgende Neuregelung: Steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Sie ab dem Steuerjahr 2023 einen Pauschbetrag in Höhe von 1.260 Euro absetzen. Die Vorteile dieser neuen Regelung: Zum einen müssen die Ausgaben für das Arbeitszimmer nicht mehr nachgewiesen werden. Zum anderen erhalten Sie künftig den vollen Betrag, da es sich um eine Pauschale und nicht mehr um einen Höchstbetrag handelt.
Kleiner Wermutstropfen: Dieser neue Pauschbetrag 2023 mindert sich anteilig, wenn die Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit des Arbeitszimmers nicht für das ganze Jahr vorlagen. Wenn die Voraussetzungen z. B. erst ab dem 1. April 2023 vorliegen, können Sie nur noch 945 Euro für das Steuerjahr 2023 absetzen.
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Quelle: Lexware online, Link
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